Très souvent, les impayés et retards de paiement pèsent sur une société, perte de trésorerie, perte de temps à la relance, mauvaise humeur, stress…De plus en plus d’indépendants tels que les secrétaires indépendantes rencontrent ce problème avec leurs clients. Certaines ne savent pas comment gérer ces impayés. Vous êtes secrétaire freelance, vous rencontrez des problèmes d’impayés, certaines de vos factures restent en attente de paiement. Vous vous dites avoir fourni des efforts sans être payée, ne vous faites plus de soucis, vous trouverez dans cet article, quelques astuces et méthodes à mettre en place pour minimiser les risques.
Tout d’abord, il faut savoir que dès le départ, en créant son entreprise, il faut prévoir des méthodes et s’organiser pour gérer au mieux les éventuels impayés.
I) SE PREPARER AVANT D’HONORER VOS PRESTATIONS DE SECRETARIAT
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Des conditions générales bien rédigées
Bien rédiger ses conditions générales de vente de services (CGVS) en y indiquant les modalités, délais de paiement et pénalités de retard. En indiquant la mention des pénalités de retard vous dissuadez votre client à retarder le paiement de vos factures. Vous pouvez ne pas l’appliquer mais servez vous de cette mention pour alerter vos mauvais payeurs des risques encourus.
2.Se renseigner sur ses clients
Bien se renseigner sur vos clients. Il existe plusieurs façons de se procurer des informations sur la situation financière de vos clients :
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- Consulter le registre du commerce et des sociétés vous y trouverez les coordonnées de tous les représentants et acteurs de l’entreprise ainsi que le dernier chiffre d’affaires déclaré.
- Jeter un œil à d’autres registres tenus par le greffe du tribunal de commerce vous donnera une visibilité des impayés de votre client. Aussi, dans les registres du privilège de la Sécurité sociale et du privilège du Trésor Public vous trouverez le détail des dettes de votre client en matière sociale et fiscale.
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Faire signer des documents officiels
Faites bien signer vos devis ou contrat de prestations de service de secrétariat par vos clients même si ces derniers vous inspirent confiance. En signant ces documents officiels, votre client s’engage à vous régler pour vos services. Ainsi, il ne pourra pas réfuter le paiement des factures que vous lui émettrez.
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Des devis et factures bien préparés
Assurez-vous de bien indiquer sur vos factures et devis, la date limite de paiement. Sachez que légalement, vous ne pourrez pas appliquer une date de paiement au-delà de 60 jours ou 45 jours fin de mois.
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Demander des acomptes
N’hésitez pas à demander un acompte, ce qui vous limitera le montant de vos impayés. Certaines secrétaires indépendantes imposent un acompte pouvant aller jusqu’à 50% du montant du devis.
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Mode de paiement
Choisir le bon mode de paiement et surtout celui qui vous convient le mieux et qui facilitera le paiement par votre client :
- Le chèque : son avantage, vous pouvez demander un chèque en début de mission à encaisser en fin de prestation. C’est une garantie. Cependant, attention à la possibilité de se retrouver avec un chèque impayé pour défaut de provisions sur compte.
- Pour des prestations de secrétariat régulières dont le montant mensuel est toujours le même, le prélèvement automatique est à privilégier. L’avantage non négligeable est d’avoir un paiement assuré chaque mois.
- Le virement. Ce mode de paiement est sécurisant et pratique pour le client ; qui peut depuis son application mobile, en un clin d’œil vous régler d’où qu’il soit. L’avantage du virement, une fois que l’argent est sur votre compte, contrairement à un chèque, il ne peut pas être rejeté.
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Cesser vos interventions pour factures impayées
Instaurer vous à vous-même une interdiction essentielle, à ne pas transgresser : refuser toute nouvelle prestation à votre client qui présente des factures à échéances échues non régularisées. Cette règle doit être générale à tous vos clients y compris, votre meilleur client en termes de CA, votre meilleur client en termes de bon relationnel.
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Etablir une méthode de suivi des vos règlements
Tenir un fichier de suivi de vos factures avec la date d’envoi de la facture, sa date limite de paiement et colorez en rouge celles qui sont en retard.
II) COMMENT GERER VOS IMPAYES
Toute facture dont le délai légal ou contractuel de paiement est dépassé peut faire l’objet de pénalités de retard. Pour information, depuis le 1er janvier 2013, la loi du 22 mars 2012 de simplification du droit a été mise en place. Selon cette loi, toute personne débitrice avec une retard de paiement doit régler une indemnité forfaitaire de frais de recouvrement d’un montant de 40 euros. Cette indemnité s’applique à chaque facture impayée et non à l’ensemble des factures. Par-dessus cette indemnité, s’ajoute des pénalités de retard applicables sous la forme d’intérêts dont le taux légal fixé suit les variations du taux d’intérêt de la Banque Centrale Européenne. Ces pénalités ne sont pas soumises à TVA. En 2021, le taux de l’intérêt légal applicable est de 3,14 % si le créancier est un particulier, 0,79 % pour les créances des professionnels à l’égard des particuliers ou d’autres professionnels. Ce taux étant très faible, il est possible et fortement conseillé d’en fixer un autre sur vos CGV et/ou vos contrats. Chères secrétaires indépendantes, 10% par mois de retard encourage le client à payer ses factures dans les délais. Toutefois, attention à bien noter, comme le préconise la loi NRE (nouvelles régulations économiques) du 15 mai 2001, la date précise de limite de paiement sur votre facture (jour, mois et année et non un délai).
Vous avez honoré toutes vos prestations pour votre client, mais celui-ci tarde à vous régler. Voici quelques étapes à suivre.
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Conciliation
Commencez par lui faire comprendre de façon cordiale, que la date limite de paiement est dépassée et que vous n’appréciez pas le fait de devoir relancer votre clientèle. Face à une facture ou des factures impayé(e)s, dans un premier temps, il est conseillé de commencer par une conciliation. Un appel téléphonique ou un courriel de rappel de facture en attente de paiement peut parfois suffire. Soyez calme, parler sans hausser la voix, mais soyez clair et inflexible. Ainsi, vous garderez de bonnes relations avec votre client et raccrocherez avec un engagement de règlement et une date de paiement.
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Relance écrite
La tentative de conciliation ne vous a pas permis d’obtenir, le paiement de votre/vos factures impayée(e)s, inutile de procéder à une relance téléphonique. Il est donc à ce moment, plus judicieux de passer à une relance écrite par mail ou par courrier. Il est préférable d’opter pour un courrier envoyé par lettre recommandé avec accusé de réception. Dans ce courrier, vous pouvez proposez un nouveau délai de paiement et indiquer le montant des indemnités de retard. Sachez toutefois qu’en appliquant des indemnités retard, vous courrez le risque rendre le paiement de la facture plus difficile à obtenir. N’oubliez pas de joindre à votre courrier, une copie de la facture impayée et un RIB. Vous pouvez aller jusqu’à trois relances écrites, la troisième étant rare et facultative.
Modèle de mail ou courrier de relance :
« Madame, Monsieur,
Sauf erreur ou omission de notre part, la mise à jour de votre compte-client présente à ce jour un solde débiteur de …€. En effet, la facture n°….., du XX-XX-XXXX, n’a pas encore été honorée.
L’échéance étant dépassée, nous vous demandons pour la bonne règle de nos écritures, de nous adresser le règlement dans les plus brefs délais. Vous trouverez, à toutes fin utiles, une copie de cette facture en pièce jointe.
Étant persuadé(e) qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part, je me permets toutefois de vous indiquer qu’à défaut de paiement malgré cette première relance, je serai amené à vous facturer les intérêts de retard prévus par mes conditions générales de vente/par le contrat que vous avez accepté(es) et signé(es).
Dans le cas où celui-ci aurait été adressé entre temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente.
Nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, en l’assurance de notre considération distinguée.
Cordialement.
Signature
Prénom+nom»
Vous avez tenté d’obtenir le règlement de ou de vos facture(e) par un simple appel, puis
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Mise en demeure
par une ou des relances écrites, mais votre client ne vous a toujours pas réglé. Il faut maintenant passer à l’étape 3 : la mise en demeure. A cette étape du processus, vos relations avec votre client sont et seront forcément dégradées. La mise en demeure indique au client, que vous, secrétaire indépendante, allez recourir à la voie judiciaire si ce dernier ne règle pas ses créances au terme échu indiqué sur la mise en demeure.
Votre lettre de mise en demeure devra faire figurer des informations et mentions obligatoires :
Date, coordonnées du client, vos coordonnées, la précision de la situation avec relances en pièces jointes, le terme « mise en demeure », le délai et la signature.
Modèle de mise en demeure :
« Madame / Monsieur,
Dans notre courrier du XX/XX/XXXX (date de la première relance), nous vous avions rappelé votre retard de paiement et nous vous avons demander de procéder au règlement de la facture n°XXXXXX. Nous vous avons réitéré notre demande en vous transmettant une deuxième relance par courrier en date du XX/XX/XXXX. Nos deux derniers courriers sont restés sans réponse.
Sauf erreur de notre part, nous n’avons à ce jour toujours pas reçu le paiement de cette facture. Par la présente, nous vous mettons donc en demeure de payer la somme de XXXX€ correspond à la facture n°XXXXXX, à laquelle s’ajoute le montant des pénalités de retard convenu dans notre contrat de prestations de services/dans notre contrat de prestations de services, s’élevant à ce jour à XX€, en vertu de l’application de nos conditions générales de vente et de l’article L 441-6 du Code de commerce.
Dans le cas où le paiement n’interviendrait pas sous X jours, nous serons contraints de recourir à une action judiciaire afin d’obtenir le règlement de vos créances et les dommages et intérêts en découlant.
Vous trouverez en pièce jointe une copie de la facture impayée ainsi que les copies des deux premières lettres de relances.
Veuillez ne pas tenir compte de cette lettre si votre règlement nous a été adressé avant la réception de ce courrier.
Nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire concernant cette facture. Nous vous prions d’accepter, Madame / Monsieur, nos sincères salutations.
Signature
Prénom et Nom »
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Huissier de justice
Enfin la dernière étape, sans réponse et paiement de ou de vos factures, il vous faudra faire intervenir un huissier de justice ou un cabinet de recouvrement. L’injonction à payer permet de saisir un juge du tribunal de commerce afin d’obtenir une ordonnance à faire signifier par un huissier. Ce dernier, avec l’accord du Tribunal peut saisir le client. Soyez conscient qu’en passant par cette étape, vous pourrez mettre une croix sur ce client. Vos relations vont se dégrader.
Depuis juin 2016, la loi MACRON, procédure simplifiée pour le recouvrement des impayés de moins de 4000€, vous permet de saisir directement un huissier de justice sans passer par le Tribunal de Commerce. Pour cela, il vous faudra remplir un formulaire, y décrire la nature du litige et y joindre des justificatifs de la prestation (devis signé, facture, lettres de relances, leurs accusés de réception…). Suite à cela, l’huissier prendra contact avec le débiteur par lettre recommandé avec avis de réception pour lui demander s’il accepte la procédure simplifiée. Votre client aura donc à ce moment-là, un délai d’un mois pour accepter cette procédure simplifiée.
- Votre client accepte, l’huissier arrête le montant et les modalités de paiement de la créance. Il vous délivre un titre exécutoire qui vous permettre de forcer votre client à payer.
- Votre client refuse ou ne donne aucune réponse, la procédure simplifiée n’a pas lieu Pour récupérer votre dû, il vous faudra alors agir en justice.
2 commentaires
דירות דיסקרטיות בהרצליה · 8 juin 2023 à 6h24
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Lind@94 · 15 août 2023 à 18h45
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