Nous connaissons tous le métier d’une secrétaire salariée mais que cache le métier de secrétaire indépendante ? La secrétaire indépendante est-elle vraiment une copie de la secrétaire salariée ?
Peut-on tous devenir secrétaire indépendante ? Quelle formation est nécessaire ? Et quelles compétences sont primordiales ?
Pour qui travaille une secrétaire indépendante et quel genre de prestations propose-t-elle ?
Pour quelles raisons certaines entreprises font elles appel à des secrétaires à leur compte ?
Lorsque vous pensez secrétaire indépendante, freelance, ou à son compte, vous faites certainement le parallèle avec les plateformes de télésecrétaires médicales. Cependant, le métier de secrétaire indépendante va bien au-delà des télésecrétaires médicales qui vous répondent au téléphone lors d’une prise de rendez-vous.
Selon l’ANDT (Association nationale pour le développement du télétravail), en France, on pourrait compter plus ou moins 3000 secrétaires à domicile. Le nombre de secrétaires indépendantes est en constante évolution.
Certaines ne sont pas déclarées, certaines exercent en faisant appel à une société de portage, certaines sont inscrites sous un code A.P.E différent …
Ainsi beaucoup d’entre elles n’entrent pas dans les chiffres de l’INSEE. Il est donc difficile de dénombrer le réel chiffre de secrétaire à son compte en France.
Le métier de secrétaire indépendante est connu sous différents noms : secrétaire freelance, secrétaire personnelle, assistante indépendante, assistante administrative indépendante, secrétaire virtuelle, assistante virtuelle, secrétaire à son compte, télésecrétaire … Vous pouvez très vite vous y perdre avec toutes ces appellations mais rassurez-vous, tous ces prestataires proposent plus ou moins les mêmes services.
Secrétaire indépendante versus secrétaire salariée
Une secrétaire salariée fait partie intégrante d’une entreprise, elle y travaille à temps plein, à mi-temps ou à temps partiel et a des comptes à rendre à un supérieur hiérarchique. Un contrat de travail la lie au directeur de la société où elle exerce. Elle perçoit un salaire chaque fin de mois. Elle bénéficie selon l’article L3141-3 du Code du travail de 30 jours de congés payés par an.
Tandis que la secrétaire freelance, ne fait pas partie de l’effectif de l’entreprise dans laquelle elle intervient. Elle ne peut en aucun cas travailler à plein temps au sein d’une société. Elle est prestataire de services pour le compte de plusieurs clients et exerce à distance ou sur site pour quelques heures de façon ponctuelle ou régulière. Aucun contrat de travail ne la lie à une entreprise. Cette dernière est son client. Il n’y a aucun lien de subordination entre elle et son client. Elle est son propre patron.
C’est la secrétaire indépendante qui émet ses conditions. Elle rédige son contrat de prestations de services, ses conditions générales de ventes de services (CGVS) ET ses devis.
Vous vous demandez quelle est la différence entre tous ces documents et quand s’en servir ?
Pour ma part voilà ma façon de faire :
Mission longue durée = contrat de prestations de services
Mission ponctuelle = devis+CGVS
Formation d’une secrétaire indépendante et compétences à avoir
Aujourd’hui, beaucoup souhaite devenir secrétaire indépendante. Ce métier n’étant pas réglementé, il est facile de créer son auto-entreprise en télésecrétariat.
Cependant, tout le monde ne s’improvise pas secrétaire freelance. Il est nécessaire d’avoir les bagages (diplômes), l’expérience, les compétences et certaines qualités. Travailler pour le compte de plusieurs clients plus ou moins exigeants, souvent dans des domaines d’activités différents, et par-dessus cela gérer son entreprise nécessite d’avoir les épaules larges et d’être efficiente.
L’Assistante est en général diplômée au minimum d’un BAC+2. Elle possède un BTS d’Assistante de gestion, un BTS Secrétariat, un BTS Administration et secrétariat, un BTS Assistante Secrétaire Trilingue (mon diplôme 😊), un BTS PME-PMI, un BTS Assistante Manager, un BTS Comptabilité Gestion…, certaines ont même un BAC+3 voir plus.
Parfois une expérience significative sans diplôme peut permettre de passer une VAE (validation des acquis de l’expérience) pour obtenir des diplômes.
Surtout ne vous lancez pas sans diplôme ou sans expérience. Aujourd’hui, la concurrence dans ce métier est rude et les clients deviennent de plus en plus exigeants. Ils n’hésitent pas à demander des références, à fouiller sur votre profil Facebook , LinkedIn ou encore à lire les avis déposés par vos clients sur votre site web ou votre page google map.
Ainsi, même les assistantes expérimentées pour faire face à la concurrence doivent se battre pour se distinguer, « sortir du lot », en apportant ce petit plus que n’ont pas les autres.
Certaines secrétaires indépendantes se spécialisent et visent ainsi une clientèle bien précise. Nous pouvons retrouver des :
- secrétaires médicales
- secrétaires juridiques
- secrétaires comptables
- secrétaires commerciales
- assistantes de gestion
- secrétaires bilingues
- secrétaires trilingues…
L’assistante freelance, pour être efficace et pour survivre à cette concurrence doit sans cesse se former et se mettre à jour avec les nouvelles techniques et les nouvelles réglementations. Elle se doit également d’être toujours à la recherche de nouveaux clients et donc d’avoir des qualités commerciales et un sens de communication.
Vous l’aurez donc compris pour devenir assistante indépendante, l’intention ne suffit pas il vous faudra être :
- Diplômée
- Expérimentée de plusieurs années en entreprise
- Indépendante, vous ne pourrez compter sur aucun collègue. Vous êtes votre propre patron !
- Organisée pour réussir à répondre aux attentes de vos différents clients dans des délais prescrits
- Dotée d’un bon sens du contact pour entretenir de bonnes relations avec ses clients, leurs clients, leurs fournisseurs et leurs collaborateurs.
- Une bonne commerciale afin de fidéliser ses clients et acquérir de nouveaux clients
- Bonne rédactrice, ne laisser aucune faute d’orthographe. (Je m’étonne toujours de voir certaines personnes qui ont la volonté de se mettre à leur compte et qui sont incapables de rédiger sans faute et pire sont celles qui exercent déjà et laissent un paquet de fautes lorsqu’elles échangent sur les réseaux sociaux sur différents groupes, sur leur profil Linkedln, Facebook…!)
Et si vous parlez et écrivez d’autres langues c’est une belle valeur ajoutée !
- A l’aise sur les logiciels essentiels de bureautique, de création de visuels, de communication et maitriser les réseaux sociaux. (Linkedln, Facebook, Instagram…).
Nous traiterons des différents outils utiles et à maitriser par une assistante indépendante dans un prochain article !
Quels sont les clients d’une secrétaire indépendante et quelles prestations peut-elle proposer ?
Les clients d’une secrétaire indépendante peuvent être des particuliers comme des professionnels.
En ce qui concerne les particuliers ce sont souvent des personnes qui ne sont pas à l’aise avec les démarches administratives. Ces derniers confient à une prestataire extérieure leurs démarches auprès de :
- La CAF
- Le service des Impôts
- La CPAM
- La préfecture…
- Les Assurances
- Les mutuelles
- Les distributeurs d’énergie…
https://www.lbservicesfrance.com/secretaire-independante-pour-particuliers/
Quant aux professionnels qui confient toute ou partie de leur gestion administrative à une prestataire externe le font parce qu’ils ne peuvent plus la gérer en interne. Petites, moyennes ou grandes entreprises peuvent être amenées à recourir à une secrétaire freelance.
Ils sont artisans, professions libérales, TPE-PME, associations, collectivités… et ont tous des besoins plus ou moins différents.
Ainsi une secrétaire peut être amenée à proposer divers services de gestion administrative, gestion commerciale, gestion marketing, gestion des réseaux sociaux, relecture et correction, retranscription audio, permanence téléphonique, prospection…
https://www.lbservicesfrance.com/secretaire-independante-pour-professionnels/
Pour quelles raisons certaines entreprises font elles appel à des secrétaires à leur compte ?
Faire appel à une secrétaire indépendante permet de profiter de nombreux avantages (réduction des coûts, polyvalence, flexibilité, aucun engagement…) c’est pourquoi beaucoup d’entreprises ne reculent pas devant l’idée de collaborer avec une secrétaire freelance.
Ces entreprises recourent à une prestataire extérieure pour palier à :
- un manque de temps
- une surcharge de travail ponctuelle ne permettant pas une nouvelle recrue salariée
- une absence d’un(e ) salarié(e)
- un manque de savoir-faire…
https://www.lbservicesfrance.com/les-avantages-avoir-secretaire-independante/
Enfin, vous savez tout ou presque tout sur le métier de secrétaire indépendante.
Si vous hésitiez à en faire votre métier n’hésitez plus, c’est un pur bonheur de pouvoir être le soutien de ces particuliers ou ces entreprises qui en ont besoin !
Et à vous chers particuliers et chers professionnels, si vous connaissiez mal ce métier maintenant vous en savez plus. Ne perdez donc pas votre temps, vous avez trouvé la solution à vos problématiques. Une secrétaire freelance peut vous venir en aide.
