Devis, contrat ou CGV : quelle différence ?

Tout d’abord, toutes les collaborations ne se contractualisent pas de la même manière. Il faut analyser :

• La nature de la demande du client

• La régularité de son besoin

• La durée de la collaboration

De manière générale :

• Le devis est souvent utilisé pour des prestations ponctuelles ou de courte durée, parfois accompagné des CGV.

• Le contrat de prestation de services est prévu pour une collaboration régulière ou à long terme.

Le devis

Le devis est simple et rapide à mettre en place.

Bien qu’il ne soit pas obligatoire pour des prestations inférieures à 1 500 €, il reste fortement conseillé. Le professionnel a seulement l’obligation d’informer le client sur :

• Son entreprise (nom, adresse, SIRET…)

• La nature de la prestation

• Le prix et le délai

Si le client prend contact pour une demande ponctuelle, ciblez son besoin, proposez une solution avec estimation du volume et du temps de travail, et établissez un devis détaillé et sur mesure.

Astuce : si vous ne pouvez pas évaluer précisément le temps de travail, indiquez sur le devis : « Ce devis est une estimation, la facture sera établie en fin de mission selon le temps réel passé. »

Mentions obligatoires sur un devis :

• Numéro et date du devis + durée de validité

• Nom et adresse de votre entreprise

• Statut et forme juridique

• Numéro SIREN / SIRET / RM selon votre statut

• Numéro TVA si applicable

• Nom et adresse du client

• Dates de début et de fin de mission

• Décompte détaillé de la prestation (quantité et prix unitaire)

• Frais de déplacement éventuels

• Conditions de paiement et montant total

• Pour les micro-entrepreneurs : mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »

Une fois signé par le client avec la mention « Bon pour accord », vous pouvez commencer la mission. Toute demande supplémentaire doit faire l’objet d’un devis complémentaire.

Outils actuels pour établir un devis :

• Indy ou Pennylane pour la facturation et le suivi comptable

• DocuSign ou Yousign pour la signature électronique rapide et sécurisée

Les conditions générales de vente (CGV)

Les CGV encadrent les relations commerciales entre vous et vos clients. Elles doivent être claires, disponibles et respectées, même si elles sont générales et s’appliquent à tous vos clients.

Depuis la loi Hamon de 2014, un prestataire doit fournir ses CGV gratuitement et sur simple demande. Il est conseillé de les remettre avant de débuter la relation, souvent en les joignant au devis, avec signature et date.

Mentions importantes à inclure :

• Prix et modalités de paiement (acomptes, échéances, pénalités de retard…)

• Réductions éventuelles

• Délai de paiement maximum : 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la facture

• Conditions de résiliation ou modification de la prestation

Astuce : faites évoluer vos CGV au fil de vos expériences pour mieux vous protéger et sécuriser vos relations.

Le contrat de prestation de services

Le contrat de prestation de services formalise la mission entre vous et votre client. Il définit droits et obligations de chaque partie et encadre juridiquement la collaboration.

Il est le plus souvent utilisé pour les collaborations régulières ou à long terme. Contrairement au devis, il détaille la mission, la durée, les obligations de chaque partie et les conditions de résiliation ou renouvellement.

Mentions essentielles :

• Identité et coordonnées des deux parties

• Objet du contrat (nature de la mission)

• Prix et modalités de paiement

• Frais de déplacement éventuels

• Durée du contrat et conditions de résiliation

• Obligations du prestataire (délais, confidentialité, RGPD…)

• Obligations du client (paiement, mise à disposition des moyens nécessaires)

• Procédure en cas de litige (tribunal compétent, loi applicable)

Clauses facultatives :

• Confidentialité

• Non-concurrence

• Toute autre clause adaptée à votre situation

Conseil : faites-vous accompagner par un professionnel pour la rédaction de vos contrats. Évitez les modèles trouvés sur Internet, qui peuvent ne pas être conformes à la loi et insuffisants pour protéger vos missions.

En résumé

• Devis : rapide, ponctuel, simple.

• CGV : encadrent vos ventes, à fournir systématiquement.

• Contrat de prestation : détaillé, pour les collaborations régulières ou de longue durée.

Avec ces outils, vous pouvez commencer à contractualiser sereinement vos collaborations et faire de vos prestations de secrétariat des services sécurisés et professionnels.